Was die Normen verlangen
Die Kernanforderungen sind in allen drei verbreiteten Regelwerken gleich; sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Nachweis verlangt wird.
| Regelwerk | Anforderungen an Prüfmittel |
|---|---|
| ISO 9001:2015, 7.1.5 | Geeignete Ressourcen zur Überwachung und Messung; wo Rückführbarkeit gefordert ist: Kalibrierung oder Verifizierung in festgelegten Abständen gegen rückführbare Normale, Kennzeichnung des Status, Schutz vor Verstellung und Beschädigung, Bewertung früherer Ergebnisse bei festgestellter Ungeeignetheit. |
| IATF 16949:2016, 7.1.5.1.1 und 7.1.5.2.1 | Zusätzlich Messsystemanalyse (MSA) für alle im Produktionslenkungsplan genannten Mess- und Prüfsysteme; dokumentierter Prozess für Kalibrieraufzeichnungen einschließlich mitarbeitereigener Messmittel, Messwerten außerhalb der Spezifikation, Risikobewertung und Kundeninformation bei möglicherweise ausgeliefertem fehlerhaftem Produkt. |
| ISO/IEC 17025:2017, 6.4 und 6.5 | Kalibrierprogramm, Aufzeichnungen je Gerät (Identifikation, Hersteller, Prüfnachweise, Standort, Kalibrierergebnisse, Wartung, Schäden), Zwischenprüfungen wo nötig, metrologische Rückführbarkeit mit ausgewiesener Messunsicherheit. |
Was als Prüfmittel gilt — und was nicht
Nicht jedes Gerät im Labor muss überwacht werden. Überwachungspflichtig ist alles, dessen Messergebnis in eine Aussage über Produktkonformität oder ein berichtetes Prüfergebnis eingeht. Bewährt hat sich eine Einstufung in drei Klassen:
- Kalibrierpflichtig — Messmittel, deren Ergebnis direkt in eine Konformitäts- oder Prüfaussage eingeht, etwa Multimeter, Drehmomentschlüssel, Referenzsensoren, Klimakammer-Fühler.
- Verifizierungspflichtig — Hilfsmittel, deren Funktion regelmäßig gegen eine Referenz geprüft wird, ohne volle Kalibrierung, etwa Lehren, Einstellmeister, Prüfvorrichtungen.
- Nicht überwachungspflichtig — Geräte, die nur Orientierungswerte liefern. Die Einstufung muss begründet und am Gerät sichtbar sein („nur zur Anzeige“), sonst wird das Gerät früher oder später doch für eine Prüfung verwendet.
Was in die Prüfmittelkartei gehört
Die Prüfmittelkartei — heute fast immer eine Datenbank oder Tabelle statt Karteikarten — ist das Rückgrat der Überwachung. Je Gerät gehören mindestens hinein:
- Eindeutige Prüfmittelnummer, die auch auf dem Gerät steht.
- Bezeichnung, Hersteller, Typ und Seriennummer.
- Messbereich und geforderte Genauigkeit bzw. Toleranz.
- Standort und verantwortliche Person.
- Einstufung (kalibrier-, verifizierungs- oder nicht überwachungspflichtig) mit Begründung.
- Kalibrierintervall, Datum der letzten und nächsten Kalibrierung, Kalibrierstelle.
- Kalibrierscheine und Ergebnisse jeder Kalibrierung — nicht nur das Datum.
- Aktueller Status (freigegeben, fällig, gesperrt, außer Betrieb) und die Historie von Reparaturen, Schäden und Justagen.
Prüfmittelverwaltung in sieben Schritten aufbauen
- 1
Inventur machen
Alle Mess- und Prüfmittel erfassen, auch die in Schubladen, Werkzeugwagen und im Besitz einzelner Mitarbeiter. Die IATF 16949 schließt mitarbeitereigene Messmittel ausdrücklich ein.
- 2
Einstufen
Jedes Gerät einer der drei Klassen zuordnen und die Einstufung kurz begründen. Nicht überwachungspflichtige Geräte sichtbar kennzeichnen.
- 3
Stammdaten anlegen
Prüfmittelnummer vergeben, Gerät beschriften und die Kartei mit den Angaben aus dem vorigen Abschnitt füllen. Vorhandene Kalibrierscheine direkt dem Gerät zuordnen.
- 4
Intervalle und Verfahren festlegen
Für jedes Gerät oder jede Gerätegruppe ein begründetes Intervall festlegen und entscheiden, ob intern oder extern kalibriert wird. Wie Sie Intervalle ohne Historie starten und später anpassen, beschreibt unser Leitfaden zu Kalibrierintervallen.
- 5
Status kennzeichnen
Prüfplakette oder Etikett mit Prüfmittelnummer und nächster Fälligkeit am Gerät; gesperrte Geräte deutlich markieren oder physisch separieren.
- 6
Sperr- und Bewertungsprozess festlegen
Regeln, was bei Überschreitung der Frist, Beschädigung oder einem Kalibrierergebnis außerhalb der Toleranz passiert: Gerät sperren, betroffene Messungen seit der letzten gültigen Kalibrierung ermitteln, Auswirkung bewerten, bei Bedarf Kunden informieren.
- 7
Fristen überwachen und das System überprüfen
Fälligkeiten mit genug Vorlauf sichtbar machen, damit Kalibrierungen rechtzeitig beauftragt werden. Mindestens jährlich prüfen, ob Intervalle, Einstufungen und Verantwortlichkeiten noch stimmen.
Die entscheidende Frage: Was war betroffen?
Die meisten Prüfmittelverwaltungen beantworten die Vorwärtsfrage gut: Welche Geräte werden nächsten Monat fällig? Im Audit — und im Ernstfall — zählt aber die Rückwärtsfrage. Kommt ein Drehmomentschlüssel mit 8 % Abweichung aus der Kalibrierung zurück, verlangen ISO 9001 und IATF 16949 eine Bewertung, welche Ergebnisse seit der letzten gültigen Kalibrierung betroffen sind.
Das ist nur beantwortbar, wenn bei jeder Prüfung festgehalten wurde, welches Gerät verwendet wurde. Eine Kalibrierliste in Excel kann das nicht leisten, weil die Verbindung zwischen Gerät und Prüfung gar nicht in ihr steht. Genau hier entscheidet sich, ob die Prüfmittelüberwachung eine Liste ist oder ein System.
Wie sich das praktisch führen lässt
- Geräte mit eigenen Feldern je Gerätetyp statt einer Tabelle mit fünfzig Spalten für alles.
- Kalibrierhistorie mit Ergebnissen und Scheinen direkt am Gerät.
- Automatischer Status „Kalibrierung fällig“ mit konfigurierbaren Erinnerungsstufen vor Ablauf.
- Bei jeder Prüfung das tatsächlich verwendete Gerät samt Kalibrierstatus zu diesem Zeitpunkt.
- Ein Audit-Log über jede Änderung an Gerät und Status.
So führt TestLabIQ das Inventar: Geräte mit Gerätetypen und Kalibrierverlauf, eine tägliche Fälligkeitsprüfung mit Erinnerungen und die Verknüpfung zu den Prüfungen, in denen ein Gerät eingesetzt wurde. Ob das zu Ihrem Bestand passt, klären wir am schnellsten in einer Demo.