Was ein Prüfgegenstand ist und warum 7.4 gerne auffällt
Prüfgegenstand ist alles, was das Labor prüft, kalibriert oder beprobt: ein Bauteil, eine Batteriezelle, ein Muster, ein Gerät oder eine Probe. Die Norm unterscheidet nicht nach Größe oder Wert. Abschnitt 7.4 sichert, dass das Ergebnis tatsächlich zu dem Gegenstand gehört, den der Kunde geschickt hat, und dass er unterwegs und im Labor nicht verändert wurde.
Auditoren prüfen das gerne am Beispiel: Sie nehmen einen Prüfbericht, folgen der Kennung zurück zum Eingang und fragen nach Lagerort und Halter in der Zwischenzeit. Lücken fallen dabei schnell auf, weil sie sich nachträglich nicht schließen lassen.
Was Abschnitt 7.4 verlangt
- Verfahren: Ein dokumentiertes Vorgehen für Transport, Annahme, Handhabung, Schutz, Lagerung, Aufbewahrung und Rückgabe oder Entsorgung.
- Eindeutige Identifikation: Jeder Gegenstand ist eindeutig gekennzeichnet; die Kennung bleibt über die gesamte Laborzeit erhalten, auch bei Unterteilung in Teilproben.
- Zuordnung: Die Identifikation stellt sicher, dass der Gegenstand nicht mit anderen verwechselt werden kann, physisch und in den Unterlagen.
- Auffälligkeiten beim Eingang: Abweichungen vom beschriebenen Zustand oder von der Prüfspezifikation werden aufgezeichnet.
- Rücksprache: Bestehen Zweifel an der Eignung des Gegenstands, wird vor Prüfbeginn mit dem Kunden geklärt, und das Gespräch wird dokumentiert.
- Umgebungsbedingungen: Müssen Lagerung oder Handhabung bestimmte Bedingungen einhalten, werden diese aufrechterhalten und aufgezeichnet.
Mindestangaben beim Eingang
Der Eingang ist der Moment, in dem die Kette beginnt. Was hier fehlt, lässt sich später nicht mehr erheben. Diese Angaben sollte jeder Eingang enthalten:
| Angabe | Warum sie gebraucht wird |
|---|---|
| Eindeutige Kennung | Verknüpft Gegenstand, Messdaten und Bericht; schließt Verwechslung aus |
| Typ und Seriennummer des Kunden | Zuordnung zur Auftragsunterlage und zum Prüfbericht |
| Zeitpunkt und annehmende Person | Beginn der Übergabekette |
| Zustand bei Eingang | Schäden, fehlende Teile, Abweichungen von der Beschreibung |
| Fotos | Objektiver Nachweis des Eingangszustands |
| Lagerort und Lagerbedingungen | Nachweis, dass Bedingungen eingehalten wurden |
| Auftrag oder Projekt | Zuordnung zum Prüfauftrag |
| Vorgesehene Rückgabe oder Entsorgung | Klärt am Ende, was mit dem Gegenstand geschieht |
Die Übergabekette in sechs Schritten aufbauen
- 1
Kennung festlegen
Ein Schema, das eindeutig bleibt, zum Beispiel Jahr plus laufende Nummer, plus ein Code, den man als Barcode oder QR-Etikett aufkleben kann. Kunden-Seriennummern sind zusätzliche Daten, keine Kennung.
- 2
Etikett am Gegenstand anbringen
Direkt beim Eingang. Wenn der Gegenstand selbst nicht beklebbar ist, kennzeichnen Sie die Verpackung und dokumentieren das.
- 3
Eingangszustand festhalten
Zustand, Auffälligkeiten und Fotos in demselben Vorgang erfassen, nicht später aus dem Gedächtnis.
- 4
Jeden Wechsel erfassen
Übergabe an eine Kollegin, Umlagerung, Versand an ein Fremdlabor: Jeder Wechsel von Halter oder Standort ist ein Ereignis mit Zeitpunkt, Person und Ort.
- 5
Zustand vor Prüfbeginn abgleichen
Der Prüfer scannt den Gegenstand, sieht Halter, Standort und Eingangszustand und bestätigt, dass er zum Auftrag passt.
- 6
Kette sauber abschließen
Rückgabe oder Entsorgung als letztes Ereignis erfassen, mit Datum und Verantwortlichem; erst dann ist die Kette geschlossen.
Typische Feststellungen im Audit
- Ein Gegenstand trägt keine Kennung, oder die Kennung steht nur auf der Verpackung, die entsorgt wurde.
- Der Eingangszustand ist nicht dokumentiert; Schäden lassen sich nicht mehr dem Transport oder dem Labor zuordnen.
- Bei Zweifeln an der Eignung wurde ohne dokumentierte Rücksprache mit dem Kunden geprüft.
- Lagerort und Halter sind für Zeiträume zwischen zwei Prüfschritten nicht belegt.
- Vorgeschriebene Lagerbedingungen (Temperatur, Ladezustand, Feuchte) wurden nicht aufgezeichnet.
- Rückgabe oder Entsorgung sind nicht nachvollziehbar, die Kette endet ohne Abschluss.
Werkzeuge: Tabelle, Etikett oder Prüflingsverwaltung
Eine Tabelle genügt, solange sie von allen Beteiligten gepflegt wird, jeder Eintrag Datum und Person trägt und nichts überschrieben wird. In der Praxis scheitert es an der Disziplin: Einträge werden später nachgetragen, Änderungen sind nicht mehr nachvollziehbar. Eine Prüflingsverwaltung nimmt diese Last ab, wenn sie drei Dinge kann:
- Eine Pflicht zu Halter und Standort bei jedem Ereignis, damit keine Lücken entstehen.
- Einen scannbaren Code, der direkt zur Detailseite des Gegenstands führt.
- Eine Änderungshistorie, die auch gelöschte oder korrigierte Einträge nachvollziehbar hält.
TestLabIQ führt je Prüfling eine Chain of Custody mit Ereignissen (erhalten, übergeben, umgelagert, zurückgegeben, entsorgt), Pflichtfeldern Halter und Standort, Fotos je Ereignis und einem scannbaren Kurzcode für Barcode- oder QR-Etiketten. Auch Rückdatierungen und Löschungen bleiben im Audit-Log sichtbar. Messungen an einem Prüfling lassen sich direkt mit dessen Seite verknüpfen. Umgebungsbedingungen während der Lagerung erfasst TestLabIQ nicht automatisch; Klimadaten hinterlegen Sie als Notiz am Ereignis oder führen sie in Ihrem Klimaüberwachungssystem.