Die Pflichtangaben aus Abschnitt 7.8.2.1
Abschnitt 7.8.2.1 listet sechzehn Angaben (a bis p), die jeder Bericht enthalten muss, sofern das Labor keinen triftigen Grund für das Weglassen hat. Die Tabelle fasst sie zusammen, jeweils mit dem Punkt, an dem Berichte in der Praxis am häufigsten scheitern.
| Pflichtangabe | Worauf es ankommt |
|---|---|
| a) Titel | Zum Beispiel „Prüfbericht“. Klingt trivial, fehlt aber bei aus Vorlagen zusammenkopierten Dokumenten erstaunlich oft. |
| b) Name und Anschrift des Labors | Die Anschrift der rechtlichen Einheit, nicht nur ein Logo. |
| c) Ort der Durchführung | Wichtig, wenn beim Kunden, an einem Außenstandort oder in einer mobilen Einrichtung geprüft wurde. |
| d) Eindeutige Kennzeichnung | Eine eindeutige Berichtsnummer auf jeder Seite und eine klare Kennzeichnung des Endes — etwa „Seite 3 von 12“ und „Ende des Berichts“. |
| e) Kunde | Name und Kontaktdaten des Auftraggebers. |
| f) Verfahren | Die Norm oder Hausmethode samt Ausgabestand, nicht nur „nach Kundenvorgabe“. |
| g) Prüfgegenstand | Beschreibung, eindeutige Identifikation (etwa Serien- oder Teilenummer) und, wo nötig, der Zustand bei Eingang. |
| h) Eingangs- bzw. Probenahmedatum | Wo es für Gültigkeit und Anwendung der Ergebnisse entscheidend ist. |
| i) Datum der Prüfung | Der tatsächliche Durchführungszeitraum, nicht der geplante Termin. |
| j) Ausgabedatum | Das Datum, an dem der Bericht freigegeben wurde. |
| k) Probenahme | Verweis auf Probenahmeplan und -verfahren, wenn diese für Gültigkeit oder Anwendung der Ergebnisse relevant sind. |
| l) Geltungsbereich der Ergebnisse | Die Aussage, dass sich die Ergebnisse nur auf die geprüften (bzw. wie erhalten geprüften) Gegenstände beziehen. |
| m) Ergebnisse | Mit Maßeinheiten, wo zutreffend. |
| n) Abweichungen | Ergänzungen, Abweichungen und Ausschlüsse gegenüber dem Verfahren — der Punkt, den Auditoren gezielt mit den Rohdaten abgleichen. |
| o) Freigabe | Name bzw. Identifikation der Person(en), die den Bericht autorisiert haben. |
| p) Externe Ergebnisse | Eine klare Kennzeichnung, welche Ergebnisse von externen Anbietern stammen. |
Zusätzlich verlangt Abschnitt 7.8.2.2, dass vom Kunden bereitgestellte Informationen als solche gekennzeichnet werden — mit dem Hinweis, dass das Labor für diese Angaben keine Verantwortung übernimmt, wenn sie die Gültigkeit der Ergebnisse beeinflussen können.
Was ein Prüfbericht zusätzlich braucht (7.8.3)
Für Prüfberichte — im Unterschied zu Kalibrierscheinen — kommen weitere Angaben hinzu, soweit sie für die Interpretation der Ergebnisse nötig sind:
- Prüfbedingungen, zum Beispiel Umgebungsbedingungen wie Temperatur und Feuchte, wenn sie das Ergebnis beeinflussen.
- Eine Konformitätsaussage mit Bezug auf Anforderungen oder Spezifikationen, wo relevant (Details siehe unten).
- Die Messunsicherheit in derselben Einheit wie das Messergebnis oder relativ dazu — wenn sie für Gültigkeit oder Anwendung der Ergebnisse relevant ist, wenn der Kunde sie verlangt oder wenn sie die Einhaltung einer Spezifikationsgrenze beeinflusst.
- Meinungen und Interpretationen, wo angemessen.
- Weitere Angaben, die von Verfahren, Behörden, Kunden oder Kundengruppen gefordert werden.
Wird die Probenahme vom Labor selbst durchgeführt, kommen nach 7.8.3.2 außerdem Datum der Probenahme, eindeutige Bezeichnung der Probe, Ort der Probenahme, Verweis auf Plan und Verfahren, relevante Umgebungsbedingungen und die Angaben hinzu, die zur Bewertung der Messunsicherheit nachfolgender Prüfungen nötig sind.
Konformitätsaussage und Entscheidungsregel
Die Aussage „bestanden“ oder „Grenzwert eingehalten“ ist eine Konformitätsaussage, und für die stellt die Norm in 7.8.6 eigene Anforderungen. Der Bericht muss erkennen lassen:
- auf welche Ergebnisse sich die Konformitätsaussage bezieht,
- welche Spezifikationen, Normen oder Teile davon eingehalten oder nicht eingehalten sind,
- welche Entscheidungsregel angewandt wurde — sofern sie nicht bereits in der geforderten Spezifikation oder Norm enthalten ist.
Die Entscheidungsregel beschreibt, wie die Messunsicherheit berücksichtigt wird, wenn ein Messwert nahe an einem Grenzwert liegt: etwa ob ein Messwert knapp unter der Grenze als „bestanden“ gilt, obwohl sein Unsicherheitsintervall die Grenze überschreitet (einfache Akzeptanz), oder ob ein Schutzband abgezogen wird. Nach 7.1.3 muss die Regel bereits bei der Auftragsprüfung mit dem Kunden vereinbart sein. Die ILAC-G8 beschreibt die gängigen Varianten. Ein Bericht mit „i.O.“-Stempel, aber ohne erkennbare Entscheidungsregel ist einer der häufigsten Befunde in Begutachtungen seit der Revision 2017.
Einen ausgegebenen Bericht ändern (7.8.8)
Ein ausgegebener Bericht wird nie stillschweigend überschrieben. Muss er geändert, ergänzt oder neu ausgestellt werden, gilt:
- 1
Änderung eindeutig kennzeichnen
Geänderte Informationen werden eindeutig markiert und, wo angebracht, der Grund der Änderung genannt.
- 2
Als Nachtrag oder neuen Bericht ausgeben
Änderungen nach der Ausgabe erfolgen nur als weiteres Dokument oder Datenübertragung mit einem Vermerk wie „Nachtrag zum Prüfbericht Nr. …“ — und müssen alle Anforderungen der Norm erfüllen.
- 3
Ersatzbericht auf das Original beziehen
Wird ein vollständig neuer Bericht ausgestellt, erhält er eine eigene eindeutige Kennzeichnung und verweist auf das Original, das er ersetzt.
- 4
Das Original aufbewahren
Die ursprüngliche Fassung bleibt als Aufzeichnung erhalten. Wer Berichte als Word-Datei auf einem Laufwerk pflegt und bei Korrekturen einfach neu speichert, verliert genau diesen Nachweis.
Vereinfachte Berichte für interne Kunden
Abschnitt 7.8.1.3 erlaubt vereinfachte Berichte, wenn das mit dem Kunden vereinbart ist — typisch für Werkslabore und Entwicklungs-Prüffelder, deren Auftraggeber im selben Unternehmen sitzt. Vereinfacht heißt aber nicht weggelassen: Alle Angaben aus 7.8.2 bis 7.8.7, die nicht im Bericht stehen, müssen im Labor jederzeit verfügbar sein. Die Pflichtangaben verschwinden also nicht, sie wandern in die Datenbasis hinter dem Bericht — und die muss dann im Audit genauso vollständig sein.
Häufige Befunde im Audit
- 1
Seitennummerierung ohne Gesamtzahl
„Seite 3“ statt „Seite 3 von 12“ und kein Berichtsende — damit ist nicht nachweisbar, dass der Bericht vollständig ist.
- 2
Verfahren ohne Ausgabestand
Der Bericht nennt die Norm, aber nicht die Fassung. Hat sich die Norm seitdem geändert, ist nicht mehr nachvollziehbar, wonach geprüft wurde.
- 3
Abweichungen stehen im Laborbuch, nicht im Bericht
Eine verkürzte Prüfdauer oder ein ersetzter Prüfschritt ist in den Rohdaten dokumentiert, taucht im Bericht aber nicht auf. Auditoren gleichen genau das ab.
- 4
Messmittel nicht rückverfolgbar
Aus dem Bericht und den verknüpften Aufzeichnungen lässt sich nicht ermitteln, mit welchem Gerät gemessen wurde und ob es zu diesem Zeitpunkt gültig kalibriert war.
- 5
Korrektur durch Überschreiben
Ein Tippfehler wird in der Datei korrigiert und der Bericht mit derselben Nummer neu verschickt. Formal existieren dann zwei unterschiedliche Dokumente mit identischer Kennzeichnung.
Berichte aus Daten statt aus Vorlagen
Die meisten Befunde entstehen nicht, weil das Labor die Anforderungen nicht kennt, sondern weil der Bericht von Hand aus Daten zusammengetragen wird, die an verschiedenen Stellen liegen: Prüfling in einer Liste, Messwerte in CSV-Dateien, Geräte in der Kalibriertabelle, Abweichungen in E-Mails. Jeder manuelle Übertrag ist eine Gelegenheit für eine Lücke.
- Pflichtangaben kommen aus Stammdaten, nicht aus Freitext — dann fehlen sie auch nicht.
- Jede Seite trägt die eindeutige Berichts-ID.
- Die verwendeten Prüfmittel stehen samt Kalibrierstatus beim jeweiligen Prüfschritt.
- Eine Korrektur legt eine neue Version an, die auf die ersetzte verweist und den Grund der Änderung nennt; die alte bleibt als Nachweis erhalten.
- Prüfverfahren, Messunsicherheit, Entscheidungsregel, Prüfbedingungen und Eingangsdatum kommen aus den erfassten Daten — nicht aus einer Vorlage.
- Die Freigabe erfolgt elektronisch mit Name und Datum im PDF; ein freigegebener Bericht ist nicht mehr löschbar und erst dann für den Kunden sichtbar.
- Zwischenberichte sind als solche gekennzeichnet und nicht mit dem Endbericht zu verwechseln.
- Vor der Erstellung prüft eine Vollständigkeitsprüfung, ob Messwerte oder Bewertungen fehlen.
So erzeugt TestLabIQ Berichte: als versionierte PDF-Dokumente direkt aus Prüfling, Testsequenz, Messdaten und Equipment-Historie — mit den Pflichtangaben aus Abschnitt 7.8, der vereinbarten Entscheidungsregel in der Bewertung selbst und elektronischer Freigabe. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt die Hilfe-Seite zu Berichten; ob es zu Ihrem Berichtsformat passt, klären wir am schnellsten in einer Demo.