Chain of Custody (Prüflings-Nachweiskette)

Was ist das?

Die Chain of Custody ist eine lückenlose Nachweiskette je Prüfling: Sie hält fest, wer den Prüfling wann in Obhut hatte, wo er physisch lag und warum sich das geändert hat (erhalten, übergeben, umgelagert, zurückgegeben, entsorgt). Für akkreditierte Labore (ISO/IEC 17025) ist eine solche Rückverfolgbarkeit oft Pflicht; für alle anderen beantwortet sie die Alltagsfrage „wo ist eigentlich Prüfling X gerade?".

Zusätzlich bekommt jeder Prüfling in der Kette einen scannbaren Kurzcode (z. B. TO-7K3P9M). Diesen Code können Sie als Barcode-/QR-Etikett auf den Prüfling kleben und ihn am Prüfstand einscannen, um sofort auf die richtige Detailseite zu kommen.

So benutzt man es

• Ereignis erfassen: Auf der Detailseite eines Prüflings im Bereich Chain of Custody auf Ereignis erfassen. Wählen Sie die Art (z. B. „Übergeben"), tragen Sie Halter (wer) und Standort (wo) ein — beide Felder sind Pflicht — und optional eine Notiz. Das erste erfasste Ereignis vergibt automatisch den scannbaren Code.
• Halter auswählen: Das Feld „Halter (wer)" schlägt beim Tippen passende Mitglieder Ihrer Organisation vor; per Klick übernehmen Sie einen Vorschlag. Es ist aber auch reiner Freitext möglich (z. B. „Fremdlabor" oder „Kurier DHL"), falls die Obhut ausserhalb der App liegt. Vorbelegt ist standardmässig Ihr eigener Name — praktisch für den häufigsten Fall, dass Sie den Prüfling selbst übernehmen.
• Ablauf der Kette: Das erste Ereignis eines Prüflings ist immer „Erhalten" — er muss zunächst irgendwo in Empfang genommen werden, bevor er übergeben, umgelagert, zurückgegeben oder entsorgt werden kann. Ist der jüngste Eintrag „Zurückgegeben" oder „Entsorgt", gilt die Kette als abgeschlossen: der Button Ereignis erfassen verschwindet, ein Hinweistext erklärt den Zustand. Um doch weiterzumachen (z. B. eine irrtümliche Entsorgung), löschen Sie das letzte, abschliessende Ereignis (siehe unten) und erfassen danach ein neues.
• Rückdatieren: Über „Zeitpunkt anpassen (Rückdatierung)" im Formular lässt sich ein abweichender Zeitpunkt für das Ereignis angeben — z. B. um ein Ereignis nachzutragen, das schon vor einiger Zeit stattfand. Ohne Angabe gilt der aktuelle Zeitpunkt. Zukünftige Zeitpunkte sind nicht möglich (mit minimaler Toleranz gegen Uhr-Drift zwischen Browser und Server) — ein zukunftsdatiertes Ereignis würde sonst sofort, vor seinem eigentlichen Zeitpunkt, zum „aktuellen" Custody-Zustand werden.
• Foto zum Ereignis: Beim Erfassen lässt sich optional ein Foto anhängen (z. B. der Zustand des Prüflings bei Übergabe, eine Unterschrift). Bis zu drei Fotos je Ereignis. Fotos erscheinen als Vorschau direkt in der Nachweiskette — ein Klick auf ein Foto zeigt es vergrössert an.
• Aktueller Zustand: Ganz oben im Bereich sehen Sie immer den aktuellen Halter und Standort — abgeleitet aus dem jüngsten Ereignis. Darunter läuft die vollständige Kette chronologisch.
• Code / Etikett: Der Kurzcode wird im Bereich angezeigt. Klicken Sie darauf, um ihn stark vergrößert als QR-Code anzuzeigen — praktisch, um ihn direkt vom Bildschirm mit dem Handy abzuscannen oder über Drucken als Etikett auszudrucken (die Druckansicht blendet den Rest der Seite aus). Hat ein Prüfling noch keinen Code, vergeben Sie ihn per Code vergeben.
• Ereignis löschen: Neben einem Ereignis erscheint ein Löschen-Symbol, wenn Sie selbst es erfasst haben — z. B. um einen Tippfehler direkt danach zu korrigieren. Admins und Owner dürfen zusätzlich fremde Ereignisse löschen, etwa um eine Falscherfassung eines Kollegen zu bereinigen. Für alle übrigen Rollen gilt: fremde Ereignisse lassen sich nicht löschen. Die Löschung selbst bleibt im Audit-Log nachvollziehbar, auch wenn das Ereignis aus der Kette verschwindet.
• Scannen: Prüflinge → Prüfling scannen. Scannen Sie das Etikett (ein Barcode-Scanner verhält sich wie eine Tastatur) oder tippen Sie den Code ein — Sie landen direkt auf der Detailseite. Auf einem Smartphone oder Tablet ohne angeschlossenen Scanner tippen Sie auf Kamera scannen, um die Kamera des Geräts zu öffnen und auf das QR-Etikett zu richten — der Code wird automatisch erkannt und Sie landen direkt auf der Detailseite. Der Button erscheint nur, wenn der Browser Kamerazugriff unterstützt.

Typische Probleme

• „Der aktuelle Halter stimmt nicht." Der aktuelle Zustand ist immer das jüngste Ereignis (nach Ereigniszeitpunkt). Wurde ein Ereignis mit falschem Zeitpunkt erfasst, erfassen Sie ein korrigierendes Folgeereignis oder löschen Sie das fehlerhafte eigene Ereignis (siehe oben) — die Kette ist ansonsten bewusst append-only und wird nicht überschrieben.
• „Ich kann kein neues Ereignis erfassen." Entweder fehlt Ihnen die Berechtigung (siehe unten), oder die Kette ist abgeschlossen: der jüngste Eintrag ist „Zurückgegeben" oder „Entsorgt". Löschen Sie in dem Fall diesen letzten Eintrag, wenn er ein Irrtum war, und erfassen Sie danach neu.
• „Beim ersten Ereignis lässt sich nur 'Erhalten' auswählen." Das ist beabsichtigt: die Kette beginnt immer mit der Übernahme des Prüflings.
• „Ich kann ein Ereignis nicht löschen." Löschen können Sie nur Ereignisse, die Sie selbst erfasst haben — nicht die von anderen Mitgliedern. Admins und Owner dürfen auch fremde Ereignisse löschen.
• „Der Scan findet den Prüfling nicht." Der Code gehört zu keinem Prüfling dieser Organisation, oder er wurde falsch eingetippt. Der Code besteht aus TO- und sechs Zeichen ohne die verwechselbaren 0/1/I/L/O/U. Prüfen Sie das Etikett oder suchen Sie den Prüfling über die Liste.
• „Ein Prüfling hat keinen Code." Ein Code entsteht automatisch beim ersten Custody-Ereignis. Sie können ihn auch vorab über Code vergeben erzeugen.
• „Der Kamera-Scan startet nicht / fragt nach Berechtigung." Der Browser benötigt die Erlaubnis, die Kamera zu nutzen — erlauben Sie den Zugriff im Dialog, oder prüfen Sie die Website-Einstellungen des Browsers, falls Sie den Dialog bereits abgelehnt haben. Hat das Gerät keine Kamera oder unterstützt der Browser keinen Kamerazugriff, erscheint der Button Kamera scannen gar nicht erst — nutzen Sie dann das manuelle Eingabefeld.
• „Wer darf Ereignisse erfassen?" Lesen darf jedes Mitglied; erfassen dürfen Mitglieder ab der Rolle Member. Betrachter (Viewer) sehen die Kette, ändern sie aber nicht.
• „Kann ein Kollege einen fremden Code sehen?" Nein. Codes und Ereignisse sind an die Organisation gebunden; die Mandantentrennung gilt auch hier auf Datenbankebene.
• „Es fehlen ältere Ereignisse in der Kette." Die Anzeige zeigt zunächst die jüngsten 200 Ereignisse; darunter lässt sich über „Weitere Ereignisse laden" die nächste Seite nachladen, bis die komplette Kette sichtbar ist. Es wird nichts gelöscht, nur die erste Anzeige gedeckelt.