Kundenportal (Read-only-Links für Kunden)

Was ist das?

Das Kundenportal ist ein teilbarer Link, mit dem ein Kunde den Stand eines Projekts einsehen kann, ohne sich anzumelden und ohne eigenes Konto. Der Kunde sieht eine schreibgeschützte Übersicht: den Projektstatus, die Prüfsequenzen mit ihrem jeweiligen Stand und die freigegebenen Berichte zum Herunterladen. Er kann nichts ändern und nichts anderes sehen als das Projekt, für das der Link ausgestellt wurde.

Ein Link ist an genau ein Projekt gebunden. Er enthält ein Geheimnis (den Token in der Adresse) — wer den Link hat, kommt an die Projektübersicht. Teilen Sie ihn deshalb nur mit dem vorgesehenen Kunden.

So benutzt man es

• Anlegen: Auf der Projekt-Detailseite oben in der Aktionsleiste der Button Kundenportal → Neuer Link. Das Projekt steht damit schon fest — vergeben Sie nur noch eine Bezeichnung (z. B. den Kundennamen) und optional ein Ablaufdatum. Nach dem Erstellen wird der vollständige Link genau einmal angezeigt — kopieren Sie ihn sofort. Danach ist nur noch ein Präfix zur Wiedererkennung sichtbar, der Link selbst lässt sich nicht erneut abrufen.
• Teilen: Schicken Sie dem Kunden den kopierten Link (z. B. per E-Mail). Er öffnet ihn im Browser und sieht sofort die Projektübersicht — ohne Login.
• Was der Kunde sieht: Projektname und -status, alle Prüfsequenzen mit Status und Zählern (bestanden / fehlgeschlagen / laufend) sowie die freigegebenen Berichte als PDF. Ein Bericht erscheint erst, wenn ein Admin ihn in der Berichtsliste elektronisch freigegeben hat (siehe berichte) — auch freigegebene Zwischenberichte, dort als „Zwischenbericht" gekennzeichnet. Fertig erzeugte, aber noch nicht freigegebene Berichte sind interne Entwürfe und weder in der Liste noch über einen direkten Link abrufbar.
• Zurückziehen: Im selben Dialog auf der Projekt-Detailseite bei einem Link Zurückziehen. Er wird sofort ungültig; der Kunde kann das Projekt damit nicht mehr öffnen. Der Eintrag bleibt zur Nachvollziehbarkeit sichtbar.
• Ablauf: Mit einem Ablaufdatum wird der Link nach Ablauf automatisch ungültig — praktisch für zeitlich begrenzte Einsichten.
• Kontrolle: Bei jedem Link steht, wann er zuletzt geöffnet wurde — so sehen Sie, ob der Kunde ihn schon genutzt hat. Die Liste der Links ist projektbezogen; einen organisationsweiten Überblick über alle Links aller Projekte gibt es nicht — jedes Projekt verwaltet seine Links auf seiner eigenen Detailseite.

Typische Probleme

• „Der Kunde meldet: Link ungültig." Der Link wurde zurückgezogen, ist abgelaufen oder wurde falsch/unvollständig kopiert. Prüfen Sie den Status in der Liste und stellen Sie bei Bedarf einen neuen Link aus.
• „Der Kunde sieht keine Berichte." Im Portal erscheinen nur freigegebene Berichte. Prüfen Sie in der Berichtsliste, ob der Bericht fertig ist und „Freigegeben" zeigt; sonst „Freigeben" (Admin/Eigentümer).
• „Der Kunde sieht Projekt nicht verfügbar." Das verknüpfte Projekt wurde gelöscht. Stellen Sie einen Link für ein bestehendes Projekt aus.
• „Ich habe den Link verloren." Aus Sicherheitsgründen wird der vollständige Link nirgends gespeichert und lässt sich nicht erneut anzeigen. Ziehen Sie den alten Link zurück und erstellen Sie einen neuen.
• „Kann ein Kunde über den Link andere Projekte sehen?" Nein. Ein Link öffnet ausschließlich das eine Projekt, für das er ausgestellt wurde; die Mandanten- und Projekttrennung gilt auch hier auf Datenbankebene.
• „Wer darf Links anlegen?" Nur Administratoren (Recht Organisation verwalten). Einen Link auszustellen bedeutet, Projektdaten nach aussen zu geben — das ist bewusst keine beiläufige Aktion.