Benutzerverwaltung

Was ist das?

Die Benutzerverwaltung zeigt alle Mitglieder der Organisation, ihre Rolle und ausstehende Einladungen — auf einer eigenständigen Seite. Jedes Mitglied kann sie sehen; wer einlädt, Rollen ändert oder Mitglieder entfernt, hängt vom eigenen Recht ab.

So benutzt man es

Mitglied einladen: Nur sichtbar mit dem Recht Mitglieder einladen (Rolle Admin und höher). E-Mail-Adresse und Rolle wählen, „Einladung senden" — die Einladung erscheint danach unter „Ausstehende Einladungen", bis sie angenommen wird. Der Versand läuft über WorkOS' eigenen Einladungs-Workflow: WorkOS verschickt die E-Mail sofort über die eigene Zustellinfrastruktur, und ein Klick auf den Link führt direkt durch Anmeldung/Registrierung und die Aufnahme in die Organisation — ohne weiteren Schritt in der App. Schlägt der Versand fehl (z. B. eine ungültige Adresse), erscheint die Meldung sofort im Formular, es entsteht keine „hängende" Einladung. Jede Zeile unter „Ausstehende Einladungen" bietet zusätzlich „Link kopieren", um den Einladungslink auch ohne E-Mail weiterzugeben, etwa wenn er im Spam-Ordner landet.
Rolle ändern: Über das Auswahlmenü in der Zeile eines Mitglieds — nur mit dem Recht Rollen ändern und nicht für sich selbst oder den Eigentümer. Die Änderung wird auch in WorkOS nachgezogen (siehe „Rollen & WorkOS" unten) — Eigentümerschaft ausgenommen, die lässt sich über dieses Menü grundsätzlich nicht vergeben.
Mitglied entfernen: Über das Papierkorb-Symbol — nur mit dem Recht Mitglieder entfernen und ebenfalls nicht für sich selbst oder den Eigentümer.
Rollen-Übersicht: Die Kacheln oben zählen Mitglieder je Rolle; der Abschnitt „Rollen & Berechtigungen" erklärt kurz, was jede Rolle darf.
Nachvollziehbarkeit: Jede Rollenänderung und jede Entfernung steht im Audit-Log (Qualität → Audit-Log) — mit Akteur, betroffenem Mitglied und der alten wie der neuen Rolle.

Organisation & WorkOS

Jede Organisation in der App entspricht einer Organisation in WorkOS (dem Anmeldedienst). Der Teil der URL nach app.testlabiq.com/ (der „Organisations-Slug", z. B. demo in app.testlabiq.com/demo/dashboard) wird beim ersten Login eines Mitglieds automatisch aus dem WorkOS-Organisationsnamen abgeleitet (Groß-/Kleinschreibung entfernt, Sonderzeichen durch Bindestriche ersetzt) und ändert sich danach nicht mehr automatisch.

Ein Mitglied lässt sich auf zwei Wegen zu einer Organisation hinzufügen — beide führen zum selben Ergebnis:

Über die App: „Mitglied einladen" oben auf dieser Seite, mit Rolle. Die Einladung wird direkt in WorkOS angelegt; beim Annehmen entsteht die Mitgliedschaft dort sofort mit der gewählten Rolle, die lokale Mitgliedschaft zieht beim ersten Login automatisch nach (siehe oben).
Direkt in WorkOS: Eine Person wird im WorkOS-Dashboard einer Organisation zugeordnet, ohne dass in der App etwas passiert. Beim nächsten Login der Person legt die App die lokale Mitgliedschaft automatisch an — mit der Rolle, die sie in WorkOS hat (siehe unten).

Wer sich einloggt, landet automatisch in der Organisation, der WorkOS ihn gerade zuordnet. Ist jemand in WorkOS Mitglied mehrerer Organisationen, zeigt WorkOS beim Login eine Auswahl; ein Wechsel danach läuft über den Organisations-Umschalter oben links in der App.

Rollen & WorkOS

Die vier Rollen (Eigentümer, Admin, Mitglied, Betrachter) entsprechen 1:1 den vier Rollen in WorkOS (Owner, Admin, Member, Viewer). Beide Richtungen ziehen automatisch nach:

App → WorkOS: Eine Rollenänderung über das Auswahlmenü auf dieser Seite wird sofort in WorkOS übernommen.
WorkOS → App: Eine Rollenänderung direkt in WorkOS übernimmt die App beim nächsten Login der betroffenen Person — inklusive Eigentümerschaft. WorkOS ist damit auch der Weg, um die Eigentümerschaft einer Organisation zu übertragen: das Rollen-Menü in der App kann das bewusst nicht (siehe „Typische Probleme").

Berichte freigeben (elektronische Freigabe nach ISO/IEC 17025, siehe berichte) dürfen nur Admins und Eigentümer. Mitglieder können Berichte erzeugen, aber nicht freigeben — wer einen Bericht freigeben soll, braucht also mindestens die Rolle Admin.

Werden in WorkOS mehrere Personen als Owner geführt, hat die Organisation danach auch in der App mehrere Eigentümer — die App erzwingt kein „genau ein Eigentümer".

Typische Probleme

„Ich sehe die Seite, kann aber nichts ändern." Lesen (members:read) ist die Grundberechtigung jeder Rolle, ab Betrachter (VIEWER). Einladen, Rollen ändern und Entfernen sind eigene Rechte, die erst ab Admin dazukommen.
„Ich kann mich selbst nicht entfernen oder degradieren." Beabsichtigt — sonst könnte eine Organisation ohne Administrator zurückbleiben. Ein anderer Admin oder der Eigentümer muss das übernehmen.
„Der Eigentümer lässt sich über das Rollen-Menü nicht ändern/entfernen." Beabsichtigt — Eigentümerschaft ist über diese Seite bewusst nicht vergebbar. Übertragen geht über eine Rollenänderung direkt in WorkOS (siehe „Rollen & WorkOS" oben), die App übernimmt das beim nächsten Login der Person.
„Nach dem Login lande ich auf einer Seite ‚Keiner Organisation zugeordnet'." Der WorkOS-Account ist (noch) keiner Organisation zugeordnet — weder über eine angenommene Einladung noch direkt in WorkOS. Abhilfe: die Person über „Mitglied einladen" einladen, oder im WorkOS-Dashboard der passenden Organisation hinzufügen. Danach erneut einloggen (Seite neu laden genügt nicht, da die Zuordnung Teil des Anmelde-Tokens ist).
„Rolle in WorkOS geändert, in der App steht aber noch die alte." Der Abgleich passiert beim Login — die Person muss sich einmal neu anmelden (Seite neu laden genügt nicht), erst dann zieht die App die neue Rolle.
„Die eingeladene Person hat keine E-Mail bekommen." Der Versand scheitert nicht unbemerkt: schlägt er fehl, erscheint die Meldung sofort im Einladungsformular und es gibt gar keine Einladung erst — steht die Adresse also unter „Ausstehende Einladungen", wurde die E-Mail von WorkOS angenommen. Meist steckt sie dann im Spam-Ordner der eingeladenen Person. Über „Link kopieren" bei der jeweiligen Zeile lässt sich der Einladungslink in dem Fall auch direkt weitergeben, etwa per Chat.