Audit-Log
Was ist das?
Das Audit-Log ist die lückenlose Aufzeichnung aller Änderungen in Ihrer Organisation: wer hat wann was geändert. Jede Mutation (Projekt angelegt, Prüfstand bearbeitet, Mitglied eingeladen, Bericht angefordert …) erzeugt einen Eintrag. Sie finden es unter Qualität → Audit-Log und können es als CSV exportieren.
Die gespeicherten Codes bleiben technisch (für Nachweis und Auswertung). In der Liste sehen Sie dieselben Einträge in verständlicher Sprache: Aktion als Satz, Objektname und die unveränderliche Objekt-ID, und wo vorhanden den Inhalt der Änderung (z. B. alter und neuer Status).
Sowohl der Objektname als auch die ID werden zum Zeitpunkt des Ereignisses festgehalten, nicht erst beim Anzeigen nachgeschlagen. Wird ein Prüfstand, Prüfling, Testfall o. Ä. später umbenannt oder gelöscht, zeigt ein alter Audit-Eintrag weiterhin den Namen, den das Objekt damals trug — die ID bleibt zusätzlich als stabiler, unveränderlicher Verweis stehen und macht das Objekt auch nach einer Umbenennung eindeutig auffindbar.
So benutzt man es
- Ansehen: Qualität → Audit-Log. Die Liste ist chronologisch (neueste zuerst) und zeigt Zeitpunkt, Akteur, Aktion, betroffenes Objekt (Name und ID) und Details. Namen sind anklickbar, wenn das Objekt noch existiert.
- Exportieren: Über den CSV-Export erhalten Sie die Einträge für Archiv, Nachweis oder externe Auswertung. Die Datei enthält sowohl die lesbaren Bezeichnungen als auch die technischen Codes und das Roh-JSON.
Die Ansicht zeigt 25 Einträge pro Seite und erlaubt den Zugriff auf die gesamte Historie. Der Export enthält bis zu 10.000 der neuesten Einträge und weist nach dem Download sichtbar darauf hin, wenn weitere Einträge vorhanden sind.
Akteurstypen
Jeder Eintrag hält fest, wer gehandelt hat:
- Benutzer — ein angemeldeter Mensch hat die Änderung ausgelöst.
- Agent — ein KI-Assistent oder ein API-Token hat im Auftrag gehandelt. Steht „im Auftrag von …“, ist das der Mensch, dem die Aktion zugerechnet wird.
- System — ein automatischer Hintergrundvorgang (z. B. eine geplante Erinnerung oder ein Job) ohne unmittelbaren menschlichen Auslöser.
Typische Probleme
- „Ich sehe eine Änderung, aber keinen Verursacher." Steht als Akteur System, war es ein automatischer Vorgang (Job, Erinnerung), keine Benutzeraktion. Das ist normal.
- „Warum taucht ein Agent im Log auf?" Wenn Sie den KI-Support/-Assistenten oder die REST-API mit einem Organisations-Token nutzen, werden diese Aktionen als Agent protokolliert — genau dafür ist die Unterscheidung da.
- „Ein Eintrag fehlt." Das Audit-Log erfasst Datenänderungen, keine reinen Lesezugriffe (eine Liste öffnen erzeugt keinen Eintrag). Nur Mutationen werden protokolliert.
- „Ich sehe nur einen Code statt eines Satzes." Sehr alte oder sehr neue
Aktionen ohne hinterlegte Übersetzung erscheinen als technischer Name. Der
Eintrag ist trotzdem gültig; im CSV steht derselbe Code in der Spalte
action. - „Der Objektname fehlt oder der Link geht nicht." Das Objekt wurde gelöscht, oder der Eintrag hat nie einen Namen mitgeschrieben (z. B. bei reinen Mengen- oder Einstellungs-Änderungen ohne einzelnes benanntes Objekt). Typ, Aktion und — sofern vorhanden — die Objekt-ID bleiben stehen.
- „Der Name im alten Eintrag stimmt nicht mehr mit dem aktuellen Namen des Objekts überein." Kein Fehler: der Audit-Eintrag zeigt den Namen zum Zeitpunkt des Ereignisses. Wurde das Objekt seither umbenannt, bleiben ältere Einträge bei ihrem damaligen Namen — nur die ID identifiziert das Objekt eindeutig über Umbenennungen hinweg.
- Einträge sind nur für Ihre eigene Organisation sichtbar. Ein Log-Eintrag einer anderen Organisation ist technisch nicht erreichbar (Mandantentrennung), nicht nur ausgeblendet.